Что такое инвойс?

При покупке товаров в Китае для их таможенного оформления и отчетности нужен целый пакет документов. Основное, что должно быть у покупателя – инвойс. Это документ, который содержит в себе основную информацию о товаре, и если он заполнен неправильно, то груз могут задержать на границе, арестовать или вообще развернуть.

Рассказываем, что такое инвойс, как он выглядит, кто оформляет и что должно быть в этом документе, чтобы не возникло проблем при оформлении.

Инвойс на китайские товары: что это и какие бывают

Инвойс или же, как его называют в Китае – fapiao, дословно переводится как счет-фактура. Это основной платежный документ при покупке товаров у китайских поставщиков. По факту это платежная квитанция, которая подтверждает, что вы действительно купили товар у конкретного поставщика.

Документ бывает двух видов – проформа и коммерческий инвойс. Первый – предварительный счет, обычно он выставляется если нужна частичная или полная предоплата за товар.

Коммерческий инвойс подготавливается после оплаты и отгрузки заказа. В нем указывают:

Номер инвойса, дата оформления и время выписки.
Информация о поставщике и покупателе.
Страна производства товара и отправки.
Используемая для расчетов валюта.
Наименование товара.
Количество.
Стоимость единицы и общая сумма.
Условия отгрузки.
Характеристики товара (материал изготовления, особенности, функции).
Тип упаковки.

Этот документ подготавливает и заполняет поставщик, после чего передает покупателю или его представителю.

После получения инвойса важно проверить всю информацию в нем. Если будут какие-либо ошибки в описании товара, материалах, составе или других пунктах, то на таможне возникнут проблемы с оформлением.

Образец инвойса

Оформление инвойса на груз из Китая

Для ввоза товара без простоя на таможне нужно правильно оформить коммерческий инвойс. Все данные должны быть точными, полными и правдивыми. Также продавец должен заверить документ своей печатью.

Для таможни требуется инвойс на английском языке, и если поставщик предоставил его только на китайском, то нужно сделать перевод. В случае ввоза товара в Россию можно сделать и перевод на русский.

Для отдельных категорий товаров к заполнению документа нужно подходить особенно ответственно. В них входят:

Биологические материалы.
Химикаты, реагенты и вещества.
Текстиль.
Электроника и другие технически сложные товары.
Подарки.

Каждая категория имеет свои особенности, которые важно указать в инвойсе. Например, если проводится поставка биоматериалов, то указываются особенности хранения, требования к условиям перевозки, происхождение. Для химикатов указывается концентрация, форма и физическое состояние. Также дополнительно требуется и документ о соответствии требованиям безопасности.

Для всех товаров указывается стоимость, а ввоз образцов или изделий для личного пользования должны иметь пометку «не для продажи».

Особенности заполнения инвойса

Как проформа, так и коммерческий инвойс заполняются в электронном виде или в ручную. При этом печатными и разборчивыми буквами, чтобы не возникало проблем с проверкой документа.

При отправке юридическим лицом документ заверяется печатью и подписью (ее нужно расшифровать). Если груз высылает физ.лицо, достаточно только подписать документ.

Поставщик выписывает инвойс в 5 экземплярах. Один прикладывается к самому грузу, второй к транспортной накладной. Еще три передаются экспортеру, получателю груза и компании, которая занимается доставкой.

Упаковочный лист на товары из Китая

Вместе с инвойсом подготавливается упаковочный лист. Он используется при перевозке нескольких товаров одновременно.

Документ включает следующую информацию:

реквизиты сторон (поставщика и покупателя).
уникальный номер и дата оформления.
информация о товаре (название, описание, количество, габариты, масса).
маршрут доставки.
номера мест.

Для упаковочного листа нет требований к оформлению. Обычно поставщики предоставляют документ в произвольной форме, например, на фирменном бланке компании. Предоставляется в электронном виде.

Пример упаковочного листа

Ошибки при оформлении инвойса

Производители и поставщики в Китае часто допускают ошибки при заполнении документа, как итог, таможня задерживает авто с товаром на границе. В итоге машина с вашим грузом может простоять там несколько месяцев, или товар вообще не пропустят, арестуют, а в дальнейшем утилизируют.

Основные ошибки, которые встречаются при заполнении документа:

Разница в заявленном и фактическом весе или габаритах. Для китайских поставщиков несоответствие в 10, 50 или даже 100 килограммов для крупных партий является нормой. Только вот таможня товар не пропустит, и это дополнительные расходы.
Неверно указанное количество товара и его стоимость.
Ошибки в реквизитах продавца, покупателя, посредника.
Нет детального описания товара или услуги.

Если сами занимаетесь доставкой, то уделяйте внимание правильному заполнению. Особенно важно сверять все цифры и информацию, поскольку даже маленькая ошибка приводит к задержке груза на таможне.

Что будет, если инвойс оформлен с ошибками

Если вы везете товар из Китая и подаете на таможне инвойс, в котором поставщик допустил ошибки, то последствия могут быть разными:

Простой груза на таможне. Это длительные разбирательства и риск потери груза.
Штрафы. В зависимости от нарушения – до 100% от суммы инвойса.
Конфискация товара. Таможня может арестовать груз, и если вы не сможете предоставить все необходимые документы, то через время просто утилизирует его, а вы потеряете деньги и товар.
Затраты на оплату склада временного хранения. При простое груза он может находиться на СВХ до 4 месяцев, и все это время его хранение оплачивает владелец.

Причем такие последствия могут возникнуть при даже маленькой, с первого взгляда ошибке, или несоответствии документов и груза.

Как избежать ошибок при перевозке груза

Если занимаетесь доставкой самостоятельно, то следуйте простым советам:

Всегда проверяйте коммерческий инвойс на соответствие товару. Сверяйте вес, габариты, описание, стоимость товара.
Не занижайте реальную стоимость в инвойсе.
Не возите стандартные и опасные грузы в одном контейнере.
Всегда учитывайте, какие документы нужны для оформления на таможне и подготавливайте их сразу.
Правильно подбирайте коды ТН ВЭД для товаров, когда везете в белую.

А лучше доверяйте закупку и доставку товаров специалистам, которые все проверят за вас и обеспечат таможенное оформление без простоя товаров на границе.

Заключение

Правильное оформление документов при поставке товаров из Китая – одно из основных условий быстрого прохождения таможни без проблем. Но чтобы не допустить ошибку нужно знать много нюансов оформления, заполнения и подготовки каждого документа, начиная с инвойса.

Если вы не хотите сами изучать этот вопрос и вникать во все тонкости, то достаточно оставить заявку и специалисты карго1688 возьмут все на себя. Найдем поставщика, выкупим товар, проверим все документы и доставим в Россию без проблем и простоев на таможне.